Privacy policy

Wij, Option5 met maatschappelijke zetel te 3520 Zonhoven, Zavelstraat 74 en ingeschreven in de Kruispuntbank der Ondernemingen onder het nummer BE0769290865 hechten veel waarde aan het beschermen en het respecteren van uw Persoonsgegevens (zoals hieronder gedefinieerd). Als verwerkingsverantwoordelijke zullen wij uw Persoonsgegevens enkel verzamelen, bewaren, verwerken en/of overdragen overeenkomstig toepasselijke Belgische en Europese privacywet- en regelgeving, zoals de EU verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) (hierna: “AVG”)

Aan de hand van dit privacy beleid (hierna: “Beleid”), omschrijven wij de manier waarop wij de gegevens die op u betrekking hebben en aan de hand waarvan u direct of indirect kan worden geïdentificeerd (hierna: “Persoonsgegevens”) met betrekking tot de door Option5 verleende diensten en de overeenkomsten hiertoe, verwerken. Wij lichten in het bijzonder toe hoe en waarom wij uw Persoonsgegevens verzamelen, wat we ermee doen, met wie we ze delen, hoe we ze beschermen en hoe lang ze door ons worden bewaard. Bovendien informeren wij u over uw rechten met betrekking tot deze Persoonsgegevens.

Door het Beleid te aanvaarden, stemt u in met de wijze waarop uw Persoonsgegevens worden verwerken zoals uiteengezet in dit Beleid.

Wij verzamelen uw persoonsgegevens onder ander wanneer u: 

• Onze website bezoekt; 

• Het contactformulier op onze website invult; 

• Een offerte aanvraagt op onze website; 

• Advies vraagt via onze website; 

• Klant wenst te worden bij ons; 

• Registratieformulieren invult; 

• Een overeenkomst met ons sluit; 

• Ons contacteert via e-mail, telefonisch, etc.

Wij zullen de volgende (categorieën) Persoonsgegevens verzamelen en verwerken: 

• Identificatie- & contactgegevens: naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, BTW nummer,…

• Locatiegegevens: Adres, Postcode, IP-adres,…

• Betalingsgegevens: Rekeningnummer, BTW nummer, overige bankgegevens,… 

Door gebruik te maken van onze website, worden bepaalde gegevens die op u betrekking hebben automatisch bewaard a.d.h.v. cookies. Behoudens de geschatte locatie (IP-adres, is de informatie die door onze cookies wordt verzameld in principe geanonimiseerd.) 

Op basis van welke rechtsgrond verzamelen wij uw Persoonsgegevens? 

Wij verzamelen uw Persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden: 

• Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst waar u partij bij bent, of om op uw verzoek bepaalde maatregelen te nemen voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst; 

• Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of deze van derden, tenzij dit in strijd met is met uw belangen, grondrechten en/of fundamentele vrijheden en deze zwaarder doorwegen dan onze gerechtvaardigde belangen; 

• Wanneer de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen zoals, fiscale verplichtingen, sociale zekerheid, of wanneer wij deze dienen te verschaffen op basis van een gerechtelijk bevel of een bevel van de overheid/politie. 

• In sommige gevallen zou het kunnen dat wij u verzoeken om uitdrukkelijk toestemming te verlenen voor het verwerken van bepaalde Persoonsgegevens. Noteer dat u in dergelijk geval uw toestemming steeds kan intrekken door ons een e-mail te versturen op info@option5.studio. 

Wij verzamelen uw Persoonsgegevens onder andere om:

• U te kunnen contacteren indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren; 

• Voor de verdere uitvoering van overeenkomsten, met inbegrip van de onderhoudscontracten, hostingdiensten, etc.;

• Om goederen/diensten bij u af te leveren; 

• Het afhandelen van uw betaling; 

• Aan klantenadministratie te doen; 

• Voor andere contacten die wij met u hebben; 

• Statistische doeleinden; 

• Om de juistheid en relevantie van uw Persoonsgegevens na te gaan; 

• Voor marketingdoeleinden; 

Wij bewaren uw Persoonsgegevens enkel voor zolang dat noodzakelijk is voor de verwerking in het kader van voormelde doeleinden. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel waarvoor de Persoonsgegevens worden gebruik zoals omschreven in dit Beleid. 

Na beëindiging van de overeenkomst, zullen wij de Persoonsgegevens verwijderen of anonimiseren na verloop van max. 10 jaar. 

Wij geven uw Persoonsgegevens in principe niet door aan derden, behalve: 

• Wanneer dit nodig is om de door u bestelde producten of diensten te behandelen bv. Zo kunnen uw Persoonsgegevens worden doorgegeven aan de verantwoordelijke instanties in het kader van de te leveren hostingdiensten of te registeren domeinnamen. 

• Wanneer wij daartoe wettelijk verplicht worden;

Voor zover de Persoonsgegevens worden doorgegeven aan ontvangers buiten de EER en waarvoor geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voorligt, zal er met deze ontvangers een overeenkomst worden gesloten op basis waarvan een passend beschermingsniveau wordt gewaarborgd in de zin van art. 45 AVG. 

Wij nemen alle passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen o.a. misbruik, ongeautoriseerde toegang, verlies, manipulatie, vervalsing, vernietiging of ongeautoriseerde openbaarmaking. Wij zorgen ervoor dat uw Persoonsgegevens in een voldoende afgeschermde omgeving worden bewaard en dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw Persoonsgegevens. 

U beschikt over de volgende rechten met betrekking tot de u betreffende Persoonsgegevens:

• Inzage en rectificatie: u heeft recht op inzage in uw Persoonsgegevens. Als wij erkennen dat wij verplicht zijn uw Persoonsgegevens te verstrekken, verstrekken wij u deze gegevens kosteloos. Voordat wij uw Persoonsgegevens verstrekken, kunnen wij u vragen om een identiteitsbewijs en voldoende informatie over uw interacties met ons, zodat wij uw Persoonsgegevens kunnen terugvinden. Indien de gegevens die wij over u bewaren onjuist zijn, kunt u ons vragen alle onjuistheden in de Persoonsgegevens te corrigeren.

• Bezwaar tegen verwerking: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de (geautomatiseerde) verwerking van uw Persoonsgegevens door ons als wij niet langer het recht hebben deze te gebruiken, te eisen dat wij uw gegevens verwijderen als wij deze te lang bewaren, of te eisen dat, in bepaalde omstandigheden, de verwerking aan restricties wordt onderworpen. U heeft in het bijzonder het recht om kosteloos en zonder enige verantwoording bezwaar te maken tegen direct marketing (bv. e-mails).

• Recht op beperking van de verwerking: u heeft het recht om een beperking te vragen voor de verwerking van uw Persoonsgegevens. Bv. terwijl de juistheid van uw persoonsgegevens wordt gecontroleerd.

• Recht op verwijdering: u heeft het recht om alle gegevens met betrekking tot u te verwijderen Behalve in sommige gevallen, bv. om een transactie te bewijzen of wanneer wettelijk vereist.

• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om de Persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt, te ontvangen in een gebruikelijk, gestructureerd, machine-leesbaar formaat en om uw Persoonsgegevens door te geven aan een derde partij naar keuze.

• Recht op intrekking van toestemming: wanneer uw Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, kan u deze toestemming te allen tijde weer intrekken.

Wanneer u deze rechten wenst uit te oefenen, gelieve dan contact op te nemen via onderstaande gegevens. U kan deze rechten in principe kosteloos uitoefenen. Wij trachten binnen de maand te reageren op uw verzoek.

Option5 treeft op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van de Persoonsgegevens die zij verzamelt.

Als u bijkomende vragen heeft over de verzameling, verwerking en bewaring van uw Persoonsgegevens door Option5, kan u ons steeds contacteren op volgende e-mailadres: info@option5.studio

Indien u van ons niet het gewenste antwoord zou krijgen aangaande de verwerking van uw Persoonsgegevens, kan u ook steeds een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende instantie. Voor België is dit de gegevensbeschermingsautoriteit: 

Drukpersstraat 35
1000 Brussels (BELGIUM)
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Fax:  +32 (0)2 274 48 35
Mail: contact@apd-gba.be 

We behouden het recht voor om dit Privacy Beleid ten gepaste tijde te wijzigen. Wij zullen het gewijzigde privacy beleid op de website vermelden zodat u altijd op de hoogte bent over welke gegevens wij verzamelen, hoe wij ze gebruiken en onder welke omstandigheden wij ze openbaren. 

Dit privacy beleid werd het laatst gewijzigd op 11/11/2021